Η «μάχη» με το χαρτί: Συνεχίζεται εντατικά η ψηφιοποίηση των αρχείων του κράτους - 1,2 δισ. σελίδες

Σε πλήρη εξέλιξη βρίσκεται η ψηφιοποίηση των αρχείων του κράτους που πραγματοποιείται από το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης με πόρους του Εθνικού Σχεδίου Ανάκαμψης και Ανθεκτικότητας Ελλάδα 2.0.

Πρόκειται για ένα από τα μεγαλύτερα έργα ψηφιοποίησης αρχειακού υλικού περισσότερων από 1,2 δισ. σελίδων και ενσωμάτωσής τους σε νέα ολοκληρωμένα πληροφοριακά συστήματα. Όταν ολοκληρωθεί για πρώτη φορά, στους τομείς της Δικαιοσύνης, της Υγείας, των Υποδομών, του Κτηματολογίου, της Μετανάστευσης, της Ναυτιλίας, τα αρχεία θα είναι ταξινομημένα με κοινούς κανόνες και προσβάσιμα από κεντρικά συστήματα.

«Αυτή τη στιγμή υλοποιούμε το μεγαλύτερο έργο ψηφιοποίησης που έχει πραγματοποιηθεί ποτέ στη χώρα. Με χρηματοδότηση της τάξης των 590 εκατ. ευρώ από το Ταμείο Ανάκαμψης και με 161 εκατ. ευρώ από εθνικούς πόρους, προχωρούμε στη συνολική αναβάθμιση των αρχείων του Δημοσίου», τονίζει στο ΑΠΕ-ΜΠΕ ο υπουργός Ψηφιακής Διακυβέρνησης, Δημήτρης Παπαστεργίου.

Από το «υπόγειο» στην οθόνη κάθε πολίτη

Η Δημόσια Διοίκηση θα μπορεί πλέον να επεξεργάζεται και να αξιοποιεί με τον καλύτερο δυνατόν τρόπο όλη την πληροφορία/δεδομένα που διαθέτει, μεγιστοποιώντας την αποτελεσματικότητα της και βελτιώνοντας τις υπηρεσίες της προς τον πολίτη.

Επιπλέον, θα υπάρξει σημαντική εξοικονόμηση κόστους και πόρων και θα ενισχυθεί η διαφάνεια και η διαχείριση των υποθέσεων. Μια ακόμη σημαντική παράμετρος είναι ότι η πρόσβαση στα ψηφιοποιημένα αρχεία θα αυξήσει την αποδοτικότητα και την ταχύτητα των δημόσιων υπηρεσιών, μειώνοντας την έγχαρτη και ψηφιακή γραφειοκρατία.

Πολλαπλά θα είναι τα οφέλη για τους πολίτες. Πρώτα απ’ όλα, η ψηφιοποίηση των αρχείων μετατρέπει μια συχνά χρονοβόρα και πολυσύνθετη διαδικασία σε μια απλή και άμεση εμπειρία. Έγγραφα που μέχρι σήμερα βρίσκονταν στοιβαγμένα σε υπόγεια, αποθήκες και παλιά αρχειοφυλάκια, θα είναι πλέον προσβάσιμα μέσα από σύγχρονα πληροφοριακά συστήματα. Ο πολίτης δε θα χρειάζεται πια να απευθύνεται σε πολλαπλές υπηρεσίες ή να περιμένει εβδομάδες για να εντοπιστεί ένα έγγραφο. Η αναζήτηση θα γίνεται γρήγορα, με ακρίβεια και με διαφάνεια.

Διάσωση ιστορικών ντοκουμέντων

Παράλληλα, η διάσωση και η προστασία του ιστορικού και διοικητικού πλούτου της χώρας αποτελεί μια από τις πιο σημαντικές παραμέτρους του έργου. Αρχεία δεκαετιών, συχνά σε κακή κατάσταση, κινδύνευαν να χαθούν οριστικά λόγω φθοράς, υγρασίας ή ακατάλληλων συνθηκών φύλαξης. Με την ψηφιοποίηση, όχι μόνο διαφυλάσσεται η θεσμική μνήμη του ελληνικού κράτους, αλλά εξασφαλίζεται ότι οι μελλοντικές γενιές θα έχουν πρόσβαση σε υλικό ανεκτίμητης ιστορικής και νομικής αξίας.

Τέλος, η αξιοποίηση των δεδομένων ανοίγει έναν εντελώς νέο δρόμο για τη λειτουργία της Δημόσιας Διοίκησης. Όταν τα αρχεία γίνονται ψηφιακά, μπορούν πλέον να διασυνδεθούν, να αναλυθούν και να χρησιμοποιηθούν για πιο στοχευμένο σχεδιασμό πολιτικών, την επιτάχυνση διαδικασιών και τη βελτίωση της καθημερινής λειτουργίας των υπηρεσιών. Από την απονομή Δικαιοσύνης μέχρι την υγειονομική περίθαλψη και τη διαχείριση του ιδιοκτησιακού καθεστώτος της δημόσιας γης, η δυνατότητα άντλησης αξιόπιστης πληροφορίας σε πραγματικό χρόνο αλλάζει ριζικά τον τρόπο με τον οποίο λειτουργεί το κράτος.

Το έργο δεν αφορά μόνο τη μεταφορά εγγράφων από το χαρτί στην οθόνη, υποστηρίζει το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης, καθώς η ψηφιοποίηση των αρχείων του Δημοσίου δημιουργεί ένα ενιαίο, αξιόπιστο και ποιοτικό απόθεμα δεδομένων, το οποίο αποτελεί βασική προϋπόθεση για την ανάπτυξη σύγχρονων εφαρμογών Τεχνητής Νοημοσύνης.

Η δράση πραγματοποιείται σε συνεργασία με τα Υπουργεία Παιδείας, Θρησκευμάτων και Αθλητισμού, Υγείας, Υποδομών και Μεταφορών, Δικαιοσύνης, Μετανάστευσης και Ασύλου και Ναυτιλίας και Νησιωτικής Πολιτικής και έχει προϋπολογισμό 590 εκατ. ευρώ από το Ταμείο Ανάκαμψης (συν 161 εκατ. ευρώ για το Φ.Π.Α. που καλύπτεται από εθνικούς πόρους).

Τι περιλαμβάνει η δράση

• Ψηφιοποίηση Αρχείων Δεδομένων του υπουργείου Δικαιοσύνης με φορέα υλοποίησης την Κοινωνία της Πληροφορίας ΜΑΕ (ΚτΠ ΜΑΕ), σε 368 Δικαστήρια και Εισαγγελίες, 300 εκατ. σελίδες αρχείων, με προϋπολογισμό 78 εκατ. ευρώ.
• Ψηφιοποίηση Αρχείων του Δημόσιου Συστήματος Υγείας με φορέα υλοποίησης την Κοινωνία της Πληροφορίας ΜΑΕ (ΚτΠ ΜΑΕ), σε 127 Νοσοκομεία, 190 εκατ. σελίδες φακέλων νοσηλείας, με προϋπολογισμό 95 εκατ. ευρώ.
• Ψηφιοποίηση και Ανάπτυξη Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος για τη διαχείριση, διατήρηση, διάθεση και ανάδειξη των αρχείων που φυλάσσονται στα Γενικά Αρχεία του Κράτους με φορέα υλοποίησης την Κοινωνία της Πληροφορίας ΜΑΕ (ΚτΠ ΜΑΕ), 55 εκατ. σελίδες ιστορικών, διοικητικών και πολιτιστικών αρχείων του Κράτους, με προϋπολογισμό 24 εκατ. ευρώ.
• Ψηφιοποίηση των αρχείων του συστήματος Μετανάστευσης και Ασύλου.
• Εκσυγχρονισμός συστήματος διαχείρισης φακέλων Πολιτών Τρίτων Χωρών, 80 εκατ. σελίδες, με προϋπολογισμό 22 εκατ. ευρώ
  Σχεδιασμός, υλοποίηση και θέση σε λειτουργία Ολοκληρωμένου Γεωγραφικού Πληροφοριακού Συστήματος Ενιαίου Ψηφιακού Χάρτη Απαλλοτριώσεων και Διεκδικήσεων της χώρας - e-apallotriosis, 4 εκατ. Σελίδες, με προϋπολογισμό 19 εκατ. ευρώ.
• Ψηφιοποίηση Αρχείων Πολεοδομικής Πληροφορίας με φορέα υλοποίησης το Τεχνικό Επιμελητήριο Ελλάδος (ΤΕΕ), σε 240 Πολεοδομικά Γραφεία, 3,5 εκατ. οικοδομικές άδειες που περιλαμβάνουν 44 εκατ. σχέδια και ενσωμάτωση τους στον Ενιαίο Ψηφιακό Χάρτη, με προϋπολογισμό 112 εκατ. ευρώ.
• Ψηφιοποίηση Αρχείου Υποθηκοφυλακείων για το Εθνικό Κτηματολόγιο, σε 390 Υποθηκοφυλακεία, 600 εκατ. σελίδες τίτλων ιδιοκτησίας και εγγράφων, με προϋπολογισμό 198 εκατ. ευρώ. Επιπλέον περιλαμβάνεται υποέργο με στόχο τις Βελτιωμένες Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες Κτηματολογίου. Αφορά ένα σύνολο δράσεων για την αναβάθμιση των ψηφιακών υποδομών του Ελληνικού Κτηματολογίου με προϋπολογισμό 12 εκατ. ευρώ.
• Ψηφιοποίηση Αρχείου Υπουργείου Ναυτιλίας και Νησιωτικής Πολιτικής (Υ.ΝΑ.Ν.Π) με φορέα υλοποίησης την Κοινωνία της Πληροφορίας ΜΑΕ (ΚτΠ ΜΑΕ).
• Εκσυγχρονισμός ναυτιλιακών διαδικασιών και υπηρεσιών, 7 εκατ. σελίδες αρχείων, με προϋπολογισμό 4 εκατ. ευρώ

Επίσης, μέσω της Δράσης χρηματοδοτούνται και τα ακόλουθα 2 υποστηρικτικά έργα:

• Ασφαλής αποθήκευση φυσικών αρχείων του δημόσιου και «ευρύτερου» δημόσιου τομέα με φορέα υλοποίησης την Κοινωνία της Πληροφορίας ΜΑΕ (ΚτΠ ΜΑΕ). Στόχος η ασφαλής και αποτελεσματική διαχείριση (π.χ. μεταφορά, καταγραφή, αρχειοθέτηση, ασφαλή φύλαξη) αρχείων των δημόσιων φορέων, 1,4 εκατ. file-boxes, με προϋπολογισμό 32 εκατ. ευρώ
• Υπηρεσία Προγραμματισμού Δορυφορικών Αποστολών Παρατήρησης Γης του Ελληνικού Κέντρου Διαστήματος (ΕΛΚΕΔ). Ολοκληρωμένο σύστημα πρόσβασης σε δορυφορικά δεδομένα παρατήρησης της Γης και υποστήριξης διάφορων εφαρμογών του ευρύτερου Δημόσιου Τομέα, με προϋπολογισμό 2,6 εκατ. ευρώ.

Σε ποιο σημείο βρίσκεται σήμερα η ψηφιοποίηση

• Ψηφιοποίηση Αρχείων Δεδομένων του Υπουργείου Δικαιοσύνης: 167 εκατ σελίδες 55%
• Ψηφιοποίηση Αρχείων του Δημόσιου Συστήματος Υγείας: Σύνταξη Μελέτης Εφαρμογής - Πιλοτικές σαρώσεις σε 7 Νοσοκομεία της Αττικής
• Ψηφιοποίηση και Ανάπτυξη Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος για τη διαχείριση, διατήρηση, διάθεση και ανάδειξη των αρχείων που φυλάσσονται στα Γενικά Αρχεία του Κράτους: 41,5 εκατ. σελίδες - 75%
• Ψηφιοποίηση των αρχείων του συστήματος Μετανάστευσης και Ασύλου: 70 εκατ. σελίδες 87%
• Σχεδιασμός, Υλοποίηση και θέση σε λειτουργία: Ολοκληρωμένου Γεωγραφικού Πληροφοριακού Συστήματος Ενιαίου ψηφιακού Χάρτη Απαλλοτριώσεων και Διεκδικήσεων της χώρας (e-apallotriosis): Σύνταξη Μελέτης Εφαρμογής
• Ψηφιοποίηση Αρχείων Πολεοδομικής Πληροφορίας: 28 εκατ. σελίδες - 65%
• Ψηφιοποίηση Αρχείου Υποθηκοφυλακείων για το Εθνικό Κτηματολόγιο: 504α εκατ.σελίδες - 84%
• Ψηφιοποίηση Αρχείου Υπουργείου Ναυτιλίας και Νησιωτικής Πολιτικής (Υ.ΝΑ.Ν.Π): έχει ολοκληρωθεί
• Ασφαλής αποθήκευση φυσικών αρχείων του δημόσιου και «ευρύτερου» δημόσιου τομέα: έχει ολοκληρωθεί

Στο 68% η ψηφιοποίηση

Συνολικά μέχρι σήμερα έχουν ψηφιοποιηθεί 817,5 εκατ, που αντιστοιχεί στο 68% της συνολικής δράσης. Όλες οι σελίδες θα πρέπει να έχουν ολοκληρωθεί έως το καλοκαίρι του 2026 που ολοκληρώνεται το πρόγραμμα του Ταμείου Ανάκαμψης

«Τα νούμερα είναι εντυπωσιακά. Περισσότερες από 1,2 δισ. σελίδες κρίσιμων τομέων συγκεντρώνονται, οργανώνονται και αποκτούν ενιαία, ψηφιακή μορφή. Έχουμε ήδη φτάσει στο 68% του στόχου, ψηφιοποιώντας 817,5 εκατ. σελίδες. Για πρώτη φορά, αρχεία της Δικαιοσύνης, της Υγείας, του Κτηματολογίου και των Πολεοδομιών γίνονται πραγματικά προσβάσιμα και αξιοποιήσιμα, μειώνοντας δραστικά τη γραφειοκρατία. Πολίτες και επιχειρήσεις θα μπορούν να βρίσκουν εύκολα και γρήγορα σε ψηφιακή μορφή τα αρχεία που τους αφορούν. Παράλληλα, θα έχουμε τη δυνατότητα να χρησιμοποιήσουμε τον τεράστιο πλούτο των δημόσιων αρχείων, υλικό που μέχρι σήμερα παρέμενε διάσπαρτο, συχνά σκονισμένο και αναξιοποίητο σε αποθήκες και υπόγεια.

Με την ψηφιοποίηση δημιουργούμε ένα μεγάλο και πολύτιμο σύνολο δεδομένων, ικανό να στηρίξει την ανάπτυξη εφαρμογών Τεχνητής Νοημοσύνης και να βελτιώσει ουσιαστικά τον τρόπο με τον οποίο σχεδιάζουμε και υλοποιούμε δημόσιες πολιτικές. Είναι μια μεταρρύθμιση που κάνει το κράτος πιο γρήγορο, πιο αποδοτικό και πραγματικά σύγχρονο», καταλήγει ο υπουργός, μιλώντας στο ΑΠΕ-ΜΠΕ.