Κινδυνεύεις να χάσεις για πάντα τα email σου – Δες τι πρέπει να κάνεις βήμα - βήμα για να τα σώσεις

Το 2023 ο πληθυσμός της Γης ήταν περίπου 8 δισ. Από αυτά, κάτι λιγότερο από 3 δισ. άνθρωποι, διαθέτουν τα email τους σε μόλις δύο υπηρεσίες ηλεκτρονικής αλληλογραφίας. Τις πιο δημοφιλείς. Gmail και Yahoo Mail. Οικονομικές συμφωνίες κλείνονται, προσωπικά μηνύματα «μοιράζονται», αρχεία αποθηκεύονται κάθε κλάσμα του δευτερολέπτου που κυλά. Δεν θέλει πολύ σκέψη λοιπόν για ν’ αντιληφθεί κανείς τι θα συνέβαινε σε περίπτωση που οι λογαριασμοί αυτοί έκλειναν ξαφνικά ή δέχονταν μια κυβερνοεπίθεση και το περιεχόμενό τους εξαφανιζόταν για πάντα. Σενάριο επιστημονικής φαντασίας ή μια πιθανότητα; Ο κύριος Βασίλης Ζωγράφος, Υποψήφιος Διδάκτωρ Πληροφορικής και Επιστήμης Δεδομένων, μας λέει πώς κάτι τέτοιο δεν μπορεί ν’ αποκλειστεί…

«Η δυνατότητα απώλειας δεδομένων στις υπηρεσίες ηλεκτρονικής αλληλογραφίας, όπως το Gmail και το Yahoo Mail, είναι μεν σχετικά σπάνια λόγω των εξελιγμένων μηχανισμών αποθήκευσης και ασφάλειας που εφαρμόζουν οι εταιρείες, ωστόσο δεν μπορεί να αποκλειστεί πλήρως. Η πιθανότητα ακούσιας ή μη αναστρέψιμης απώλειας email στο Gmail και στο Yahoo Mail είναι μικρή, αλλά όχι ανύπαρκτη. Εντούτοις, η ευθύνη διατήρησης δεδομένων δεν βαρύνει αποκλειστικά τον πάροχο. Η υιοθέτηση καλών πρακτικών ψηφιακής «υγιεινής», η χρήση ισχυρών κωδικών, η ενεργοποίηση ελέγχου ταυτότητας δύο παραγόντων και η δημιουργία εφεδρικών αντιγράφων είναι απαραίτητα προληπτικά μέτρα.»

Ποιες θα μπορούσαν να είναι οι αιτίες για ένα τέτοιο ενδεχόμενο; Ο κύριος Ζωγράφος μας εξηγεί τους πιθανούς παράγοντες απώλειας δεδομένων…

Ανθρώπινο Σφάλμα

• Διαγραφή μηνυμάτων από τον χρήστη (ιδίως από τον φάκελο «Κάδος» ή «Trash»).
• Χρήση εφαρμογών τρίτων με μη ασφαλή δικαιώματα πρόσβασης (π.χ. email clients που συγχρονίζονται με IMAP και διαγράφουν δεδομένα από τον server). Παραβιάσεις Ασφαλείας (Cybersecurity Breaches)
• Αν και οι πάροχοι διαθέτουν ισχυρή κρυπτογράφηση και έλεγχο ταυτότητας (π.χ. 2FA), ένας παραβιασμένος λογαριασμός μπορεί να οδηγήσει σε εσκεμμένη ή αυτοματοποιημένη διαγραφή δεδομένων από εισβολέα.

Πολιτική Ενεργής Διαχείρισης

 Οι πάροχοι ενδέχεται να διαγράψουν παρατεταμένα ανενεργούς λογαριασμούς, ιδίως η Yahoo (πολιτική "account deactivation"), όπου μετά από 12 μήνες αδράνειας, ο λογαριασμός μπορεί να διαγραφεί.

Εσωτερική Λειτουργική Αστοχία

 Πολύ σπάνια, έχουν αναφερθεί περιστατικά σφάλματος βάσης δεδομένων ή κακής ανακατανομής των δεδομένων (όπως στην Google το 2011), τα οποία οδήγησαν σε προσωρινή απώλεια ή αδυναμία πρόσβασης σε email.»

Και για να αντιληφθούμε τα μεγέθη για τα οποία συζητάμε, αρκεί να σκεφτούμε πως το Yahoo Mail που εγκαινιάστηκε επίσημα τον Οκτώβριο του 1997, σύμφωνα με τα πιο πρόσφατα διαθέσιμα στοιχεία για το 2025, διαθέτει πάνω από 225 εκατομμύρια ενεργούς χρήστες παγκοσμίως. Αντιστοίχως και σύμφωνα -επίσης- με τα πιο πρόσφατα διαθέσιμα στοιχεία για το τρέχον έτος, η υπηρεσία ηλεκτρονικής αλληλογραφίας Gmail, που γεννήθηκε το 2001 ως ιδέα από τον μηχανικό της Google, Paul Buchheit και πήρε «σάρκα και οστά» την 1η Απριλίου του ‘04, διαθέτει πάνω από 2,5 δισεκατομμύρια ενεργούς χρήστες παγκοσμίως, αντιπροσωπεύοντας περίπου το 30,9% του παγκόσμιου πληθυσμού και κατέχει το 31% του μεριδίου αγοράς!

Πάντα υπάρχει ο κίνδυνος να χαθούν δεδομένα δεκαετιών, εκτός και αν…

Σε περίπτωση παύσης λειτουργίας ή ριζικής αλλαγής επιχειρηματικού μοντέλου, οι χρήστες θα βρεθούν αντιμέτωποι με σοβαρούς κινδύνους απώλειας δεδομένων, επικοινωνιακής αποσύνδεσης και ψηφιακής εξάρτησης από κλειστές πλατφόρμες, τονίζει ο κύριος Ζωγράφος...
«Γι’ αυτόν τον λόγο, καθίσταται επιτακτική η ανάγκη υιοθέτησης στρατηγικών ψηφιακής αυτονομίας, όπως:

• Τοπική αποθήκευση αλληλογραφίας μέσω Outlook ή άλλων email clients
• Περιοδικά backup μέσω Google Takeout ή παρόμοιων εργαλείων
• Διατήρηση παράλληλων λογαριασμών σε εναλλακτικές υπηρεσίες»

Πώς θα γίνουν όλ’ αυτά; Ας δούμε βήμα βήμα, με τη βοήθεια του Υποψήφιου διδάκτορα Πληροφορικής και Επιστήμης Δεδομένων ποια είναι η διαδικασία που πρέπει ν’ ακολουθήσει κάποιος για να δημιουργήσει αντίγραφα ασφαλείας…

Μέτρα Προστασίας και ανάκτησης

Λειτουργία αρχειοθέτησης και Backup

Το Gmail δεν παρέχει απευθείας δυνατότητα backup, αλλά υποστηρίζει εξαγωγή δεδομένων μέσω Google Takeout, παρέχοντας στους χρήστες πλήρη αντίγραφα των email.

Ανάκτηση διαγραμμένων μηνυμάτων

• Τα email που διαγράφονται μετακινούνται πρώτα στον Κάδο, όπου παραμένουν για 30 ημέρες πριν την οριστική διαγραφή.
• Σε περιπτώσεις ακούσιας διαγραφής, η Google παρέχει μια ειδική φόρμα ανάκτησης, αν και με περιορισμένη επιτυχία.

Χρήση εφαρμογών Backup τρίτων

Για κρίσιμα επαγγελματικά email, συνιστάται η χρήση εργαλείων τρίτων (π.χ. MailStore, UpSafe) για επαναλαμβανόμενο τοπικό backup των μηνυμάτων.

Τοπική Εγκατάσταση και Διαχείριση μέσω Microsoft Outlook

Οι υπηρεσίες Gmail και Yahoo Mail υποστηρίζουν πλήρη ενσωμάτωση στο Microsoft Outlook μέσω των πρωτοκόλλων IMAP ή POP3*, παρέχοντας τη δυνατότητα:

• Τοπικής αποθήκευσης των email στον σκληρό δίσκο του χρήστη.
• Ανεξαρτησίας από την πλατφόρμα cloud σε περίπτωση προσωρινής διακοπής υπηρεσίας ή απώλειας.
• Πρόσβασης χωρίς σύνδεση στο διαδίκτυο (offline access). Research & Development Team
• Διατήρησης αρχειοθετημένων αντιγράφων τα οποία μπορούν να εξαχθούν ή να μεταφερθούν μεταξύ συσκευών ή οργανισμών.

Η υλοποίηση αυτής της δυνατότητας ενισχύει την ψηφιακή βιωσιμότητα των επικοινωνιακών δεδομένων, ιδίως σε περιβάλλοντα με υψηλές απαιτήσεις αδιάλειπτης λειτουργικότητας.
(*Το IMAP, ή Internet Message Access Protocol, είναι ένα πρωτόκολλο που χρησιμοποιείται για τη λήψη των emails από τον διακομιστή. Αντίθετα με το POP3, το οποίο κατεβάζει τα emails στην τοπική συσκευή, το IMAP επιτρέπει στους χρήστες να έχουν πρόσβαση στα emails απευθείας από τον διακομιστή.)

Βήματα Εγκατάστασης και Διαχείρισης μέσω Microsoft Outlook

Ενεργοποίηση της πρόσβασης IMAP στους λογαριασμούς Gmail και Yahoo. Δημιουργία "App password" για κάθε υπηρεσία, αν έχει ενεργοποιηθεί η επαλήθευση διπλού παράγοντα (2FA).

Προσθήκη Gmail στο Outlook

Ενεργοποίηση IMAP στο Gmail:

• Ο χρήστης θα πρέπει να συνδεθεί στον λογαριασμό Gmail μέσω browser.
• Να επιλέξει "Ρυθμίσεις" → "Προβολή όλων των ρυθμίσεων" → καρτέλα "Προώθηση και POP/IMAP".

Εκεί θα ενεργοποιήσει το IMAP.

Δημιουργία App Password (αν χρησιμοποιείται έλεγχος ταυτότητας δυο παραγόντων):

• Από τη σελίδα myaccount.google.com/apppasswords , θα δημιουργήσει έναν κωδικό εφαρμογής για χρήση με το Outlook.

Προσθήκη Gmail στο Outlook:

Στο Outlook, θα επιλέξει Αρχείο (File) → Προσθήκη λογαριασμού (Add Account).

Θα εισάγει τη διεύθυνση Gmail και, όταν ζητηθεί, θα χρησιμοποιήσει τον App Password (αντί του κανονικού κωδικού).

Προσθήκη Yahoo Mail στο Outlook

Ενεργοποίηση IMAP:

• Ο χρήστης θα πρέπει να ελέγξει αν το IMAP είναι ενεργό στον λογαριασμό του Yahoo μέσω των ρυθμίσεων email.

Δημιουργία App Password:

• Θα μεταβεί στη σελίδα ασφαλείας: login.yahoo.com/account/security.
• Θα δημιουργήσει έναν κωδικό εφαρμογής ειδικά για το Outlook.

Προσθήκη Yahoo Mail στο Outlook:

• Από το Outlook → File → Add Account.
• Θα εισάγει τη διεύθυνση Yahoo και θα χρησιμοποιήσει τον παραπάνω App Password για την είσοδο.

Ρυθμίσεις διακομιστών (σε περίπτωση μη αυτόματης ρύθμισης)

Για τους πιο εξοικειωμένους ωστόσο και σε περίπτωση μη αυτόματης ρύθμισης, ο κύριος Βασίλης Ζωγράφος, μας εξηγεί τι θα πρέπει να κάνει ο χρήστης που εξυπηρετείται από τις υπηρεσίες Gmail και Yahoo Mail…

Gmail:

• Εισερχόμενος (IMAP): imap.gmail.com, Θύρα: 993, Κρυπτογράφηση: SSL
• Εξερχόμενος (SMTP): smtp.gmail.com, Θύρα: 587, Κρυπτογράφηση: STARTTLS

Yahoo:

• Εισερχόμενος (IMAP): imap.mail.yahoo.com, Θύρα: 993, Κρυπτογράφηση: SSL
• Εξερχόμενος (SMTP): smtp.mail.yahoo.com, Θύρα: 587, Κρυπτογράφηση: STARTTLS