Αυτά είναι τα λάθη που δεν πρέπει να κάνεις όταν στέλνεις επαγγελματικό email - Τι να προσέξεις

Κάθε φορά που συντάσσεις ένα επαγγελματικό email, η αγωνία σου είναι αν θα φανεί αρκετά επαγγελματικό στον αποδέκτη ή έχει ξεφύγει και το ύφος είναι υπέρ το δέον φιλικό.

Με την πρώτη ματιά, πολλά email μοιάζουν ευγενικά και φιλικά όμως πίσω από αυτόν τον φαινομενικά ζεστό τόνο, συχνά κρύβεται μια υπερβολή με συγγνώμες, θαυμαστικά, emoji και ανεπίσημους χαιρετισμούς. Όλα αυτά τα στοιχεία μπορούν να αποδυναμώσουν την επαγγελματική σου εικόνα και να σε φέρουν σε... δύσκολη θέση.

Σύμφωνα με ειδικούς, ορισμένες γλωσσικές συνήθειες μπορεί να φανερώνουν σιωπηλά το πόσο σοβαρά σε λαμβάνουν υπόψη οι συνεργάτες σου. Συγκεκριμένα, η σύμβουλος καριέρας Hannah Salton και ο ειδικός εθιμοτυπίας William Hanson εξήγησαν στο BBC γιατί πολλοί από εμάς γράφουμε με έναν ακατάλληλο τρόπο και ποιον αντίκτυπο μπορεί να έχει στον τρόπο που μας αντιλαμβάνονται οι άλλοι. Μάλιστα, όπως τονίζουν, πρόκειται για κάτι που μπορεί να επηρεάσει ακόμη και την επαγγελματική μας εξέλιξη.

Είναι υπερβολική η στίξη;

«Ευχαριστώ πολύ!» Πόσες φορές δεν έχεις απαντήσει σε email και κατά λάθος, από τον ενθουσιασμό σου έχεις βάλει ένα θαυμαστικό; Όπως είναι γνωστό, όταν απευθυνόμαστε σε κάποιον με επαγγελματικό τόνο, τα θαυμαστικά είναι περιττά. 

Οι άνθρωποι χρησιμοποιούν θαυμαστικά για να εκφράσουν «θετικότητα και ενθουσιασμό», λέει η Hannah. Σύμφωνα με πρόσφατη μελέτη που δημοσιεύτηκε στο Journal of Experimental Social Psychology, οι γυναίκες τα χρησιμοποιούν τρεις φορές παραπάνω από τους άνδρες.

Η ίδια πιστεύει ότι αυτό σχετίζεται με το γεγονός ότι «οι γυναίκες συχνά κρίνονται πιο αυστηρά όταν είναι άμεσες και χαρακτηρίζονται ως αυταρχικές ή με άλλους (έμφυλους) αρνητικούς όρους». «Και ενώ ένα μεμονωμένο θαυμαστικό δεν αποτελεί πρόβλημα, το σωρευτικό αποτέλεσμα μπορεί να είναι», προειδοποιεί η Hannah. «Αν ο τόνος μοιάζει ψεύτικος ή σαν να κρύβει ανασφάλεια, μπορεί να επηρεάσει την αξιοπιστία», εξηγεί.

Θα τους φιλούσες στην πραγματική ζωή;

Η γραπτή επικοινωνία παρερμηνεύεται εύκολα, γι’ αυτό και πολλοί χρησιμοποιούν emoji για να μεταφέρουν ζεστασιά ή χιούμορ. Όμως ο William Hanson προειδοποιεί ότι αυτό μπορεί να έχει το αντίθετο αποτέλεσμα.

«Ένα emoji μπορεί να σημαίνει διαφορετικά πράγματα για διαφορετικούς ανθρώπους — ή κάτι εντελώς ακούσιο», σημειώνει αρχικά. «Θα ήταν προτιμότερο να χρησιμοποιούμε λέξεις και να έχουμε ορθή χρήση της γλώσσας».

«Τα emoji», προσθέτει, μπορεί να έχουν μια "παιδική χροιά", οδηγώντας τους άλλους να σας αντιλαμβάνονται ως νεότερους, λιγότερο ανώτερους ή λιγότερο υπεύθυνους. «Δεν θα έβαζα ποτέ emoji σε επαγγελματικό email», τονίζει. «Μπορείτε να είστε φιλικοί στο ύφος σας και ταυτόχρονα επαγγελματίες».

Όσο για τα φιλιά: «Δεν θα έστελνα ποτέ στο κλείσιμο ενός email, εκτός αν θα φιλούσα τον παραλήπτη στο μάγουλο και στην πραγματική ζωή».

Η γλώσσα αποδυναμώνει την ισχύ του email

«Απλώς ήθελα να ελέγξω ότι το είδατε και βγάζει νόημα». Τα email που περιλαμβάνουν διαρκείς καθησυχαστικές φράσεις μπορεί άθελά τους να υπονομεύουν την προσπάθειά σας, σύμφωνα με τη Hannah. Με τον καιρό, αυτός ο τόνος μπορεί να επηρεάσει τον τρόπο που σας αντιλαμβάνονται οι άλλοι.

«Ως διευθυντής, είναι δύσκολο να βρεις την ισορροπία ανάμεσα στο να είσαι συμπαθής και στο να σε σέβονται. Αν δεν είσαι άμεσος, υπάρχει κίνδυνος να δώσεις την εντύπωση ότι είσαι λιγότερο ικανός. Υπάρχουν στιγμές που όταν χρησιμοποιείτε συνεχώς απολογητικούς όρους ή υπερβολικά προσεκτική διατύπωση, μπορεί να σας κάνει να φαίνεστε λιγότερο επιδραστικοί».

Όπως επισημαίνει, αυτό συμβαίνει συνήθως ασυνείδητα. «Κανείς δεν διαβάζει ένα email και σκέφτεται ξεκάθαρα “δεν υποστηρίζουν τον εαυτό τους”. Είναι πιο διακριτικό από αυτό».

Ωστόσο, αν επικοινωνείτε συστηματικά με τρόπο που στοχεύει κυρίως στο να ευχαριστεί τους άλλους, μπορεί να δημιουργηθεί η εικόνα ενός ατόμου που δεν διεκδικεί ή που θεωρείται λιγότερο ικανό.

Τι να αφαιρέσετε από τα email σας

Σύμφωνα με τους ειδικούς, αν θέλετε να φαίνεστε πιο επαγγελματίες, ίσως αξίζει να περιορίσετε τα εξής

• Λέξεις που υποβαθμίζουν το μήνυμα, όπως «απλώς» («απλώς ελέγχω», «απλώς αναρωτιέμαι»)
• Προληπτική συγγνώμη («συγγνώμη που σας ενοχλώ», «ξέρω ότι είστε πολύ απασχολημένοι, αλλά…»)
• Φράσεις καθησυχασμού («ελπίζω να είναι εντάξει», «μην ανησυχείτε καθόλου»)
• Υπερβολικά σημεία στίξης (θαυμαστικά, αποσιωποιητικά, ερωτηματικά)
• Emoji
• Φιλιά ή υπερβολικά θερμούς χαιρετισμούς

«Το προσωπικό ύφος είναι σημαντικό», αναφέρει η Hannah. «Δεν είναι κακό να δείχνετε την προσωπικότητά σας στη δουλειά. Δεν χρειάζεται να φιλτράρετε τα πάντα». Ωστόσο, καλό είναι να μην χρησιμοποιείτε συγκεκριμένες λέξεις ή σύμβολα αποκλειστικά ως μέσο για να γίνεστε αρεστοί.

Ένας πρακτικός τρόπος να εντοπίσετε και να περιορίσετε αυτές τις συνήθειες, χωρίς να χάσετε την αυθεντικότητά σας, είναι να παρατηρείτε τα email που λαμβάνετε: ποια σας φαίνονται σαφή και σίγουρα και ποια υπερβολικά ή αβέβαια.

Παράλληλα, σημειώνουν ότι με την ραγδαία εξέλιξη της τεχνολογίας τα τελευταία χρόνια, τα εργαλεία τεχνητής νοημοσύνης μπορούν να βοηθήσουν σημαντικά στη διόρθωση κειμένων. Όπως, επισημαίνουν, μπορούν να εντοπίσουν τις περιττές λέξεις ή φράσεις βελτιώνοντας τον τόνο του κειμένου πριν την αποστολή.